Hướng dẫn cách xây dựng hệ thống call center chuyên nghiệp

Xây dựng hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center được xem là việc làm cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên thực hiện bởi nó giúp nâng cao thương hiệu cũng như cải thiện được mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. 

Nếu bạn có nhu cầu xây dựng một hệ thống Call Center nhưng chưa biết cách để thực hiện thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của Bizfly Cloud để tìm hiểu quy trình thiết lập lên hệ thống này nhé!

Cách xây dựng hệ thống call center ảnh 1

Cách xây dựng hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng 

Để có thể tiến hành định hướng và xây dựng một hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng mang lại hiệu quả lợi ích lớn cho doanh nghiệp của mình, bạn cần nắm rõ được các bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Dự toán ngân sách

Để bắt đầu tiến hành xây dựng một hệ thống Call Center để chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất thì bước đầu tiên bạn cần thực hiện chính là tính toán, dự trù các kinh phí mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra. Cách tốt nhất để lên được một bản kế hoạch phù hợp nhất thì bạn nên tham khảo trước một số những mô hình kinh doanh cụ thể và các chi phí cần chú ý khi xây dựng sau:

  • Chi phí xây dựng và đầu tư vào các phần mềm, phần cứng của tổng đài.
  • Chi phí đầu tư cho các trang thiết bị cần thiết như tai nghe, máy tính,..
  • Chi phí trả lương hàng tháng cho các nhân viên làm trong doanh nghiệp.
  • Chi phí để thuê mặt bằng hoặc văn phòng để làm việc.
  • Chi phí quản lý và vận hành hệ thống Call Center.
  • Chi phí cho các cước gọi với các nhà mạng như Viettel, Mobiphone, VNPT, CMC, FPT,..

Cách xây dựng hệ thống call center ảnh 2

Bước 2: Lựa chọn hệ thống Call Center 

Để có thể nâng cao hiệu suất công việc trong thời đại khoa học công nghệ phát triển hiện nay, bạn nên suy nghĩ và cân nhắc thật kỹ trong việc lựa chọn hệ thống Call Center cùng các giải pháp phần mềm hiệu quả. Một số phần mềm còn cho phép nhân viên có khả năng nhập tên, tình trạng và nhu cầu khách hàng để có thể lên kế hoạch tư vấn một cách tốt nhất. 

Hiện nay, có rất nhiều hệ thống Call Center mà bạn có thể tham khảo nhưng giải pháp tốt nhất và toàn diện nhất mà bạn nên lựa chọn chính là dịch vụ Call Center của Bizfly Cloud. Lý do là vì nó được vận hành bởi công ty đi đầu trong lĩnh vực công nghệ truyền thông tại Việt Nam – VCCorp và cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống có đầy đủ các tính năng, tiết kiệm chi phí, công sức vận hành và khả năng xử lý và phản hồi tất cả các cuộc gọi đến doanh nghiệp một cách nhanh chóng chỉ thông qua vài thao tác cơ bản.

Cách xây dựng hệ thống call center ảnh 3

Bước 3: Xây dựng quy trình chăm sóc

Một hệ thống Call Center được xây dựng thành công là khi bạn có sự chú trọng vào quy trình làm việc của mình. Sau khi bạn đã chuẩn bị một cách đầy đủ các trang thiết bị, máy móc cần thiết để có thể tiến hành xây dựng các bản thảo, kế hoạch về cách gọi điện thoại hay tư vấn, chăm sóc khách hàng của mình. Đây được xem là công việc rất quan trọng bởi không phải nhân viên nào cũng có đủ khả năng để thực hiện nó.

Bước 4: Xem xét, đánh giá và hiệu chỉnh

Sau khi đã thử nghiệm các bản quy trình mà mình đã đề ra, bạn nên thêm một công đoạn nhỏ chính là tiến hành xem xét và đánh giá lại hiệu quả của hệ thống một cách thường xuyên để bạn có thể thực hiện việc hiệu chỉnh, thay đổi và làm việc tốt hơn. Tuy nhiên, khi đánh giá, bạn nên chú ý xem xét các hành vi hay sở thích của khách hàng để có thể đưa ra một kịch bản phù hợp nhất.

Trên đây là những thông tin hữu ích về cách mà bạn có thể tự xây dựng hệ thống Call Center cho doanh nghiệp của mình để công việc chăm sóc khách hàng của bạn được tiến hành một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn đạt được hiệu quả cao nhất trong việc xây dựng hệ thống thì Bizfly Call Center chính là sự lựa chọn tuyệt vời mà bạn không thể bỏ qua.

 

BizFly Cloud – Cung cấp dịch vụ điện toán đám mây tốt nhất tại Việt Nam

Vận hành bởi VCcorp

Địa chỉ: Số 1 Nguyễn Huy Tưởng, P. Thanh Xuân Trung, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội.

Google map: https://goo.gl/maps/CUqazfqqgd5w4HSh6

 

Close Menu